/ Tidningen BrandSäkert / Artiklar / Så förbereder ni er för det oförutsedda

Så förbereder ni er för det oförutsedda

Kontinuitetshantering handlar om att planera för att upprätthålla verksamheten på en tolerabel nivå – oavsett vilken störning den utsätts för. Ett av de företag som har arbetat systematiskt med kontinuitetshantering i flera år är Tetra Pak. Foto: Shutterstock

Kontinuitetshantering är ett begrepp som hörs och syns allt mer. Metoden är inte ny, men med de senaste årens kriser har både små och stora organisationer insett vikten av att arbeta systematiskt med kontinuitetshantering. Tetra Pak i Lund är en av föregångarna inom området.

Hösten 2019 drabbades flera svenska regioner av läkemedelskris sedan de upphandlat en ny leverantör vars leveranser uteblev, och förra året ställde sig ett fraktfartyg på tvären i Suezkanalen och stoppade mängder av olika varuleveranser. Samtidigt har vi haft en pandemi som satt hela länder i lockdown – och nu rasar ett krig i Ukraina som drabbar omvärlden på otaliga sätt. Lägg sedan till skyfall med översvämningar och omfattande bränder som orsakar stora skador för enskilda verksamheter.

De senaste åren har vi haft flera oförutsedda händelser som slagit hårt mot svenska företag och organisationer. Kontinuitetshantering handlar om att planera för att upprätthålla verksamheten på en tolerabel nivå – oavsett vilken störning den utsätts för.

– Alla verksamheter tjänar på att arbeta med kontinuitetshantering men det är av största vikt att de som är samhällsviktiga kan vara avgörande för företagets överlevnad, upprätthålla samhällets funktionalitet – något som alla behöver bidra till, säger Alexandra Grundel Lauritzen, utredare vid enheten för försörjningsberedskap på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB.

Ett av de företag som har arbetat systematiskt med kontinuitetshantering i flera år är Tetra Pak. Det svenskgrundade företaget revolutionerade en hel bransch när de lanserade sin pappersförpackning i form av en tetraeder på 1950-talet. Förpackningen är än i dag synonym med företaget, som numera har närmare 25 000 anställda på alla kontinenter och en årlig omsättning på över 100 miljarder kronor.

På Tetra Paks anläggning i Lund tillverkas bland annat fyllmaskiner, processutrustning, tankar, pumpar och separatorer, och dessutom utvecklar man förpackningsmaterial. Med en storlek på ungefär 150 000 kvadratmeter och 3 500 medarbetare är anläggningen central för förpackningsjättens verksamhet.

– Anläggningen får helt enkelt inte stå still. Därför gäller det att förbereda sig, för att kunna hålla i gång verksamheten även om den skulle utsättas för en kris, säger Peter Sjöström, brandskyddsansvarig på Tetra Pak i Lund.

Ökad förståelse för frågorna

MSB har inte någon statistik över hur många svenska företag och organisationer som arbetar med kontinuitetshantering, men mycket pekar på ett ökat intresse och en ökad förståelse för frågorna. Alexandra Grundel Lauritzen har jobbat med dem sedan 2013 och har sett en stor utveckling. 2014 släppte MSB en vägledning till den standard som finns för kontinuitetshantering och spred den till alla offentliga aktörer.

– Då upplevde jag att den mest blev en hyllvärmare, vi höll sällan föreläsningar om frågorna och fick förklara väldigt grundligt vad det handlade om. I dag ser det helt annorlunda ut, säger Alexandra Grundel Lauritzen, och fortsätter:

– Nu är kontinuitetshantering inte bara ett krångligt ord att stava och uttala – det är något som många känner till och förstår vikten av. Min känsla är att fler verksamheter jobbar med kontinuitetshantering i dag och att de gör det mer aktivt. Vi ser också en ökad trafik på våra webbsidor om frågorna och är ofta ute och föreläser.

På MSB:s hemsida finns i dag ett gediget material för att stötta verksamheter i deras kontinuitetshantering. Allt ifrån en verktygslåda med mallar, checklistor och förklarande bildexempel till en lathund för metoden som bygger på den internationella standarden ISO 22301. Det finns också möjlighet att kontakta MSB:s experter inom området med specifika frågor eller önskemål kring stödet. En vanlig uppfattning är att kontinuitetshantering är någonting helt nytt, men det stämmer inte.

– Jag tror att de allra flesta känner igen tankesättet och redan arbetar med kontinuitetshantering i någon form, men de kanske inte använder det eller arbetar systematiskt efter metoden. Däremot har coronapandemin bidragit till ökad kännedom om metoden, eftersom alla verksamheter var tvungna att kontinuitetshantera när personal var sjuk och varor och tjänster uteblev, säger Alexandra Grundel Lauritzen.

Kontinuitetshantering är ett levande arbete och behöver hela tiden utvecklas, även för ett företag som Tetra Pak som har arbetat med det i flera år.

– Jag tycker att vi har gjort vår kontinuitetshantering på ett ganska bra sätt, men det finns fortfarande mycket att lära, säger Peter Sjöström.

Reservkapacitet i fabrikerna

Tetra Pak har mer än 50 fabriker världen över och delar av deras kontinuitetshantering ligger på global nivå.

– I många av våra fabriker har vi en reservkapacitet, vi kör dem på 60–70 procent så att vi kan trappa upp om en annan fabrik skulle drabbas av en skada. Vi har flera olika leverantörer av kritiska nyckelkomponenter, samt krisplaner och en krisorganisation som övas regelbundet. Ytterligare en viktig del för oss är att ha redundanta it-system och beräkningskluster, berättar Peter Sjöström.

Lokalt på fabriken i Lund har de tagit fram en plan för ersättningsbyggnader. Om en produktionshall inte kan användas har de identifierat vilken annan hall eller byggnad som har motsvarande egenskaper – i form av storlek, bärförmåga och så vidare – och skulle kunna användas i stället för just den produktionshallen.

De har också reservkraftsgeneratorer för att kunna hålla i gång vissa prioriterade delar av verksamheten vid ett elavbrott, och då tryckluft är en viktig del i produktionen har de specifika lösningar för detta.

– Vi har tre tryckluftskompressorer men bara en som går hela tiden. De andra har vi som backup i händelse av ett haveri eller service, så att produktionen inte ska behöva stå still på grund av det, säger Peter Sjöström och berättar vidare att de har liknande lösningar för kyla, värme och vatten:

– För inkommande vatten är vi dock beroende av en extern vattenleverantör, men inne på vår site har vi ringmatningar för att kunna styra vattnet till den verksamhet som behöver det mest.

Delaktighet en framgångsfaktor

De senaste åren har översvämningar runt om i landet skapat stora rubriker i media, och med de pågående klimatförändringarna kan extremväder som skyfall med översvämningar bli vanligare. För att skydda sig har Tetra Pak i Lund har tagit fram en särskild riskhanteringsplan för översvämningar i kulvertsystemen, berättar Peter Sjöström:

– I planen ingår bland annat förebyggande åtgärder som att regelbundet rensa brunnar, skruva fast lock, och identifiera och åtgärda hål och brister där regnvatten skulle kunna ta sig in. Vi har också dämpande skivor på vår parkering så att regnvattnet i större utsträckning stannar där i stället för att fylla dagvattensystemet vid ett regnoväder.

De har också ett enklare akutrum med utrustning som kan komma till användning vid extremväder, olyckor eller andra oförutsedda händelser som drabbar verksamheten.

– I akutrummet har vi bland annat vattendammsugare, mindre reservkraftsgeneratorer, lampor, kablar, plast, tejp, barriärer – det kan vara enkla grejer som fungerar bra som nödåtgärd, som en plywoodskiva om rökluckorna blåser av vid en storm, säger Peter Sjöström.

Tetra Paks kontinuitetshantering består av flera olika delar och är anpassad efter deras omfattande verksamhet, men de kan dela med sig av lärdomar som är relevanta oavsett organisationens storlek. Bland annat jobbar de tätt tillsammans med sitt försäkringsbolag, som synar verksamheten två gånger per år och går igenom planerna för kontinuitetshanteringen.

– För att ha en bra kontinuitetshantering är det också viktigt med ett driv och engagemang från ledningen, de måste hela tiden påtala vikten av det i olika projekt och sammanhang. Det är också viktigt att ha ett nära samarbete med ekonomiavdelningen, för det kostar naturligtvis att hela tiden ha en god kontinuitet – men verksamheten tar inte heller lika stor skada vid en störning, säger Peter Sjöström.

Slutligen påpekar han vikten av att få ut frågorna i organisationen. Medarbetare med rätt teknisk kompetens och kunskap om anläggningen bör vara med och ta fram prioriteringar och åtgärder.

– Sedan gäller det att få in kontinuitet i tankarna i det dagliga arbetet. När man till exempel går brandsyner kan man fundera på: Vad gör vi om just den här delen av verksamheten drabbas av en störning? Var kan den bedrivas i stället, vilka resurser behöver vi och hur säkerställer vi detta? Då har man kommit en bra bit på vägen till god kontinuitetshantering.

Så-förbereder-ni-er-för-det-oförutsedda-Peter.png
    Peter Sjöström
Så-förbereder-ni-er-för-det-oförutsedda-Alexandra.png
Alexandra Grundel Lauritzen

Text: Josefin Svenberg
Publicerades i Brandsäkert nr 2, 2022
Vill du prenumerera? Läs mer här >


Publicerad: 2022-04-26

Se även